【書類作成】自己PRを書くのが苦手でも書類選考をガンガン通過できるようになる魔法の文章構成術

2024年1月7日

転職活動では、書類選考を避けては通れません。

ただ自己PRの書き出しがどうしても思いつかず、なかなか思うように転職活動が進められないということも多いはず。

そこで、今回は「自己PRを書くのが苦手でも書類選考をガンガン通過できるようになる魔法の文章構成術」について解説します。

もし書き出しに悩んでしまっているという方は、ぜひ参考にしてみてください。

文章苦手な方が勘違いしている文章が書けない本当の理由

ゴールを決めずに書いているからです。

目標を設定する理由は、何を達成しようとしているのかを明確にすることで、無駄な時間やエネルギーの浪費を抑え、行動の無駄を省くためです。

例えば、マラソンとかでゴールを決めずにただ何となく適当に走るのと、目標を決めて記録を更新するために頑張るのでは走り切るまでの時間が大きく違いますよね。

減量する時も「太るから〜」で食べるものを何となく決めている人とカロリー計算して食べるものを決めている人では、食べるもののメリハリがハッキリしていて、痩せる人と痩せない人が二分します。

このように、目標を決めないことでどのように書いていけば良いか分からなくなってしまっているため、まとまりのない文章になってしまっているというわけです。

文章がまったく書けない方に贈る魔法の文章構成術

基本は、書きたい文章の形式をまとめたテンプレートを用意して、各項目はPREP法という型に落とし込んで文章を書いていきます。

PREP法とは？

・結論
・理由
・具体例
・結論

上記4つをアルファベット表記にした際の頭文字を取って呼ばれる総称のこと。新卒の学生の就職活動だったり、業務上のコミュニケーションをする際の最もシンプルで分かりやすい文章術として使われるもの。

以下の手順に沿って文章を簡潔にまとめます。

作りたい文章のテンプレートを探して自分のPCやスマートフォンへ保存する
文章の作成例を参考に、書くべき要素を棚卸ししてマインドマップにまとめる
マインドマップから書き出す要素を決めて、PREP法で文章をまとめる

1.作りたい文章のテンプレートを探して自分のPCやスマートフォンへ保存する

最初に作るべき文章のテンプレートを探してきましょう。

例えば、履歴書や職務経歴書であるならば、以下のテンプレートを利用します。

▼履歴書
・【6種類】履歴書テンプレート・ダウンロード（Word、Excel、PDF）（マイナビ転職）

▼職務経歴書
・職務経歴書の書き方とテンプレート（Word・Excel）ダウンロード＆職種別見本（リクナビNEXT）

転職エージェントとかを利用していると「書式を自社に準拠して作り直してくれ」とも頼まれることもあるので、その辺は柔軟に対応しましょう。

2.文章の作成例を参考に、書くべき要素を棚卸ししてマインドマップにまとめる

次に文章の作成例や見本を参考に書くべき要素をマインドマップのツールにまとめていきます。

▼Xmind
・Xmindのダウンロード

マインドマップの作り方については、下記の記事で紹介しています。気になった方はぜひ合わせてチェックしてみてください。

3.マインドマップから書き出す要素を決めて、PREP法で文章をまとめる

マインドマップに要素をまとめたら、書きたい要素や入れたい要素を決めて、PREP法を駆使して魅力をまとめます。

例えば、以下の通り。

例）「友達多い」「人とすぐ仲良くなれる」が強みの場合

・P：私の強みは誰とでもすぐに仲良くなれることです。
・R：理由として、仕事では同じ目標に向けて他のチームのメンバーと連携して成果物を作っていくことが求められるからです。
・E：実際、前職で企画部の進行管理に携わったとき。私が加入する前までは、進行側が制作に依頼する際、ゴールの定義を明確にしていないことで差し戻しが過剰に発生してしまっていたんですね。なので私が加入してからは、他のチームメンバーと認識齟齬がないか適宜相談する場を設けました。
・P：結果3ヶ月かかっていたプロジェクトを2週間で捌き、他のメンバーにも引き継ぎできるよう調整しました。この経験から誰とでもすぐに仲良くできる能力は、他人と仕事を進める上で最も大切なことだと私自身考えています。

どうでしょうか？要素としてはありきたりですが、一見中身が薄そうでも説得力のある形でまとめられたのではないかと思います。

このようにマインドマップの段階で書くものをまとめてから、PREP法を使えれば綺麗に文章としてまとめられます。

もしなかなか文章がまとめきれないという場合は、ぜひ参考にしてみてください。